Как составить понятную схему процесса. Нотация

Для того, чтобы изобразить бизнес-процесс «на бумаге» нам потребуется как-то запечатлеть последовательность действий, которые в нем происходят. То есть, можно и текстом описать, что «договор сначала согласуется бухгалтером, потом директором, а если это поставка товаров, то еще и закупщиком»… Но, чем больше будет в схеме действий, тем она будет более непонятна. Вот так явно нагляднее: IMG_0047.jpeg Графическое описание бизнес-процесса должно обязательно быть в рамках какой-то «нотации». Нотация — это набор элементов, которые вообще могут появиться на картинке, описывающей процесс. Например, почему старт обозначаем зелёным пятиугольником, а не сиреневым кругом? Потому, что так написано в нашей нотации. Попросту говоря, это такой словарь, только не иностранного языка, а условных обозначений блок-схемы.  Нотаций для описания процессов довольно много. Наверное, вы слышали самые известные — это idef0 и bpmn. Да, важно заметить, что никто не запрещает вам придумать свою нотацию или модифицировать существующую. Главное, чтобы она была понятна, документирована и её бы хватало для описания бизнес-процесса. Вернёмся к стандартам — например, bpmn в общем случае состоит из: IMG_0048.jpeg Вроде, все здорово — есть множество элементов, можно описать любые схемы, ваши регламенты даже бизнес-аналитики будут понимать. Но есть нюанс — в реалиях России и стран СНГ для малого и среднего бизнеса схемы в сложных нотациях непонятны.  То есть, вы составили бизнес-процесс, описали его в BPMN. Отдаёте кладовщику — а тому не ясно, что за «XOR» стоит перед его блоком отгрузки, когда его надо делать, когда — нет. Вероятность того, что схема будет успешно забыта, повышается в десятки раз.  Другой пример — для составления таких схем в компании вводится отдельный сотрудник, который знает нотацию. Он часто гордо называются «бизнес-аналитик», хотя его задачей является всего лишь рисование схем со слов коллег и объяснение того, что он нарисовал, на совещаниях. Настоящим бизнес-анализом тут и не пахнет.  Другое дело, если у вас все сотрудники, которые работают по процессу, знакомы с используемой нотацией. Тут честь вам и слава, как говорится, хотя я еще не видел таких компаний 🙂  

Давайте быть проще

Если вы будете пользоваться любой известной нотацией довольно долго, то увидите, что применяете далеко не все возможные её элементы. Попробуем поставить себе задачу:
  1. Нам нужно нарисовать схему процесса так, чтобы обычный сотрудник мог её понять без какого-то дополнительного обучения  
  2. Это все-таки должна быть «нотация» — то есть не каждый раз «как в голову взбредёт»
Недаром продукты фирмы 1С стали так популярны в России и СНГ. Почти всегда в платформе были допущения, упрощения, которые покрывали 90% кейсов от бизнеса, оставаясь в тоже время понятными даже неподготовленному человеку. Так и с нотацией бизнес-процессов, в 1С есть прекрасные блок-схемы, нам осталось лишь договориться о том, как эти элементы использовать.  Сделаю небольшую ссылку на то, что описанное далее используется нами примерно с 2014 года. Но и нашим «ноу-хау» такую нотацию назвать нельзя — множество компаний использует нечто похожее просто потому, что это очень логично, понятно как пользователям, так и программистам.   

Нотация

Итак, нотация, которая используется в «Простых процессах» и «Простых регламентах».  Вся схема строится из блоков и соединительных линий между ними.  «Соединительная линия». Ей обозначается, к какому блоку нужно перейти после выполнения текущего. Переходим всегда туда, куда показывает стрелка.    Блоки схемы: IMG_0049.jpeg «Старт». Находится в схеме в единственном варианте. Показывает начало процесса, с него следует читать схему.      IMG_0050.jpeg  «Действие». Это основной блок схемы. Он описывает какое-то событие, происходящее в процессе. Например, «Подписать договор» или «Ожидание 5 дней». Это действие исполняет либо конкретный сотрудник, либо оно происходит автоматически по истечению времени, либо наступлению каких-либо прочих событий.      IMG_0051.jpeg «Выбор варианта». В этом блоке описываются варианты развития событий. Например, договор у вас может быть «на поставку», либо «комиссионный» — согласовывать его должны разные люди. В таком примере «Выбор варианта» будет называться «Какой договор?». Другой пример на картинке выше — выбор варианта «Это договор поставки?».    «Вариант выбора варианта». Это как раз подчиненные выбору варианта блоки. То есть, в выборе варианта «Какой договор?» могут быть варианты «Комиссионный», «На поставку». Или же как на картинке выше — варианты «Да» и «Нет».