Перед началом любой деятельности в компании хочется понимать её экономическую целесообразность.    Например, ваши сотрудники ходят в отпуска. Предприятие у вас не маленькое, чтобы уйти в отпуск, нужно подписать бумагу у бухгалтеров, заручиться согласием руководителя и оповестить коллег о том, кто тебя замещает на время отпуска. Очень простой процесс, но в нем постоянно что-то происходит – то бухгалтерия забывает отпускные начислить (потеряли заявление сотрудника), то руководитель в последний момент говорит «я тебе никаких отпусков не обещал, у тебя ещё куча проектов не закрыта!».  И вот вы решили сделать доброе дело и автоматизировать этот процесс. Составили план, написали ТЗ, обратились к разработчикам, они осметили это дело – вы берёте смету и направляетесь к генеральному за деньгами под проект. Генеральный смотрит на вас как на «врага Родины» и начинает:  – А зачем вообще нам все это?  – А через сколько времени эта сумма отобьётся?  – А поему без затрат на автоматизацию никто опять ничего не может сделать, балбесы!   Скорее всего, вы не можете ответить на вопрос о целесообразности этого внедрения. Ну как можно посчитать, насколько будет лучше после именно «в цифрах»? Денег под проект не выделяют, вы считаете, что «директор ничего не понимает и жмётся», директор считает, что «этому лишь бы деньги осваивать на бесполезные проекты» – словом, все счастливы. Словом, давайте учиться считать эффект от автоматизации внутренних бизнес-процессов.  Когда мы говорим о внешних проектах, то там доходная часть понятна сразу. Самый простой пример – купили за 100 рублей, продали за 1000, сделали 10 продаж за месяц и понесли 5000 рублей накладных расходов:  (1000 – 100) рублей имеем с одной продажи, 9000 рублей получается с 10, за минусом 5000 расходов выходит, что за месяц нам в прибыль прилетает 4000 рублей.  Вот такой же математики хочет от вас директор, когда спрашивает про экономический эффект внутреннего процесса. Для него ведь все похоже – компания тратится на автоматизацию, значит, должна получить выгоду по завершению проекта.  Главная обманка именно в этом. Нельзя сказать, что вы получаете прибыль с автоматизации, освобождая время своих сотрудников. Вы автоматизируете лишь какую-то часть работы и никогда не замените сотрудника целиком. Даже, если так получилось и автоматизация высвободила почти все его время, то совсем нецелесообразно увольнять уже обученного и вошедшего в коллектив человека. Как правило, оптимизированное время проще занять новыми проектами, которые как раз таки и приносят настоящую прибыль.    Фонд, который система экономит, называется «потенциал». То есть это такой высвобожденный ресурс – вы можете потратить его на новые задачи.  Попробуем его посчитать. Например, у вас есть процесс «Подготовка счета клиенту» из трёх действий:  – Прими телефонный звонок. На звонки отвечает менеджер Анечка  – Создай счёт. Тут нужно знать спецификацию – занимается Кирилл  – Отправь его на почту клиенту. Кирилл скидывает Анечке подготовленный счёт, она оформляет письмо клиенту и отправляет его, подтверждает отправку звонком.    На звонок Анечка тратит минут 20. Кирилл составляет счёт в среднем за 2 часа. На пересылку файлов в красивом виде и коммуникации с клиентом у Анечки уходит ещё минут 30.  Зарплату Анны и Кирилла мы прекрасно знаем, допустим, час работы Ани выходит в 300 рублей, Кирилла – 500. Получается, что средний процесс подготовки счета стоит компании:   300 * 1/3 + 500 * 2 + 300 * 1/2 = 1250 рублей Подключили ip телефонию, добавили подбор позиций в заказ, добавили цены в программу – теперь сотрудники тратят времени немного меньше:  – Телефонный звонок – 10 минут  – Создание счета – 1 час  – Отправка письма – вообще проходит автоматически Выходит: 300 * 1/6 + 500 = 550 рублей. То есть, с одного процесса экономим примерно 700 рублей. В среднем у нас 100 звонков в месяц – получаем 70000 рублей в качестве «потенциала». Повторю, что это не прибыль, а ресурс, который компания может потратить на новые проекты и задачи. Думаю, что эффективный руководитель всегда найдёт, как «освоить» такой ресурс, правда? 🙂   Надеюсь, что статья была полезна для вас, а разговор об эффекте от автоматизации вы сможете вести более уверенно.