Не секрет, что «Процессы» умеют работать в качестве площадки для взаимодействия с клиентами. Расскажу свой опыт о том, как это можно применить на практике.

Несколько месяцев назад мы решили провести онлайн-курсы для программистов. Опыт для меня получился безусловно интересным (отзывы, к слову, тоже порадовали). С самого начала мне потребовалась система, которая бы сумела организовать рассылку домашних заданий, оповещений и коммуникацию по работе со слушателями. Посмотрел разные площадки для вебинаров: либо космос по затратам, либо нереально простейшие рассылки по группам не сделать 🙂 В итоге, решили не изобретать велосипед, а применить родные «Процессы» для этой задачи и взять самую понятную площадку вебинаров (clickmeeting).

В этой статье я поделюсь только некоторыми моментами настройки бизнес-процессов, оставив за бортом сами вебинары.

Небольшие технические тонкости — доступ для всех был через браузер (картинки в этой статье из режима «тонкий клиент», но расположение элементов для веб, толстого и тонкого клиентов у нас одинаковое).

Поехали

Забегая вперёд, так выглядело рабочее место слушателя:
Мой личный кабинет как слушателя 🙂

Какие функции должны были быть у системы:
  • Учёт слушателей. Всех надо было ввести в систему, чтобы каждый раз не копировать email’ы и не следить, кто в какой группе (вариант курса с домашними заданиями был не всех). К тому же нужен учёт, кто как успевает и сколько заданий уже сделал.
  • Рассылка оповещений о вебинарах.
  • Рассылка домашних заданий. Курс предполагал два варианта прохождения — «только смотрю» или «с домашними заданиями». Слушатели второй группы должны в каком-то личном кабинете были видеть, что им требуется делать, плюс получать обратную связь по своим результатам.
  • Я должен иметь какой-то кабинет, в котором мог бы проверять выполненные задания, давать обратную связь по ошибкам или завершать задачу.

Примерно часа за 3-4 у меня ушло на организацию такой системы. Вот что получилось.

Приветствие

Сначала я сделал бизнес-процесс «Приветствие». Он запускался автоматически, как только к нам на почту приходила отбивка о покупке курса (робокасса или письма с интернет-площадок).

Это совсем просто, но на всякий случай, приведу скриншот.

В этом процессе первая задача была на меня — она требовала указать, все ли корректно в этой заявке и можно ли ее обрабатывать. Если да, то система сама:
  1. Генерировала пароль пользователя
  2. Создавала пользователя из присланных контактных данных и назначала ему пароль
  3. Отправляла пользователю параметры для входа и приветственное письмо
  4. Включала пользователя в группу согласно «купленному билету» (с домашними заданиями или нет).

От меня требовалось проверить, все ли корректно с оплатой. По-большому счету, можно было действие и полностью на автоматику вывести… Но для всех новых бизнес-процессов операции, связанные с оплатами, лучше контролировать вручную хотя бы первое время.

Схема довольно простая — так формировалась рассылка приветствия.

А вот так выглядело письмо:
Сформированное по шаблону приветственное письмо

Просто задали шаблон и указали, какие поля (логин, пароль) откуда заполнять при рассылке.

Вебинар и домашнее задание

Следующим шагом мне нужно было наладить напоминания о предстоящих вебинарах и выдачу домашних заданий. Слушатели делились на две группы — «с домашкой» и «без» соответственно. Процесс действовал очень просто:
  1. Я запускал новый процесс вручную:
    1. Выставлял дату проведения
    2. Указывал тему вебинара и ссылку на него
    3. Писал домашнее задание в отдельное поле
  2. Система сначала ожидала дня, предстоящего выбранной мною даты
  3. За сутки до даты вебинара система скидывала всем пользователям оформленный email с напоминанием о вебинаре, указанием темы, даты проведения и ссылки на него
  4. Через час после проведения вебинара, система каждому случашетлю из группы «с домашними заданиями» создавала задачу «Выполнить домашнее задание», а также отправляла его на почту ссылку на задачу и текст задания.
  5. Слушатель мог ответить на письмо, либо зайти в систему по ссылке из письма и прикрепить к задаче своё решение. Для меня это выглядело одинаково — к задаче прикреплялся комментарий, о котором я получал уведомление на почту
  6. Когда работа над задачей была закончена, слушатель переводил ее в статус «Выполнена». Если у меня не было вопросов к задаче, я менял статус на «Завершено». Когда я хотел оставить какой-то комментарий, запросить у слушателя уточнение, то я менял статус на «В работе» и писал к задаче свой коммент.
Так выглядела схема шаблона процесса.

Сам бизнес-процесс запускался мной вручную 
А так я стартовал новый процесс. Нужные реквизиты добавил на форму

Прочие настройки процесса довольно обычные, из интересного — только настройка статусов задач для последнего события в цепочке. Мне нужно было, чтобы статусы менялись только в заданном мной порядке, ну и права должны были быть ограничены, чтобы никто лишнего не поставил:
А так были настроены статусы в задаче выполнения домашнего задания.

Шаблон письма-оповещение настроили так:

Письмо с домашним заданием похоже, только внутри само задание (его скрин уже лишний).

Почти все готово!

Был ещё один бизнес-процесс, он назывался «Оповещение». То есть, например, дата вебинара переносится на другой день или, другой пример, я нашёл материалы, которые обещал разослать — нужно всем скинуть информацию об этом. В шаблоне процесса было всего лишь одно событие «Отправить письмо» — которое и делало рассылку. Я не буду описывать этот пример, он очень простой и понятен из предыдущего бизнес-процесса.

Собственно, вот и все настройки «Процессов». Да, мне после выдачи первых домашних заданий пришлось сделать себе канбан-доску, в которой я видел, какие задачи ждут моей проверки, выглядело это так:

И ещё была одна задумка — премировать слушателей бейджиками, выводить их характеристики на рабочий стол, делать личный рейтинг… Вы можете посмотреть на правую часть первого скриншота — там настроен блок для этого. Но идея умерла в ходе работы. Так получилось из-за того, что задуманные домашние задания оказались довольно громоздкие и пришлось корректировать их состав по ходу курса. Времени, чтобы продумать новую мотивацию уже не было и я решил эту идею пока отложить, дабы качество материала не страдало.
Так должны были выглядеть показатели слушателя

Вот так за несколько часов на «Процессах» можно построить целую систему, которая организует прохождение онлайн-курса. Конечно, пример довольно специфический, но идеи из него:
— Рассылка оповещений
— Приём обратной связи от клиентов
— Прохождение заявки через несколько статусов
— Разбор большого количества информации, опираясь на статусы заявок
могут легко найти себе место в любой компании.
50375077