Автоматизация
Когда мы что-то хотим автоматизировать, то, обычно, описываем это в эмоциональных терминах. При этом в мыслях у себя формируем «золотые горы», что когда мы это внедрим, то:
  • Все будет хорошо
  • Ситуация наладится
  • Будет больше времени
  • Будем быстрее развиваться
На самом деле, от автоматизации нужно ждать такого эффекта, на уровне которого вы готовы его получить. Всего таких уровней 4, сейчас рассмотрим каждый из них.

Четыре эффекта от автоматизации

Мы понимаем эффект для себя в зависимости от того, насколько мы осознаем бизнес-процесс. Например, запросы к автоматизации:
  1. Я должен получать письмо на почту по каждому отгруженному заказу. Называется «уровень операции», когда мы точечно хотим получать какие-то уведомления о разрозненных операциях
  2. Мне нужно видеть загрузку сотрудников по дням, список всех заказов по статусам. Называется «уровень рабочего места», когда мы в одном отчете или диаграмме хотим видеть общую оцифровку операций
  3. Когда менеджер собирается отгрузить товар, а кладовщик не выполнил задание за 1 час, я должен знать о таких событиях. «Уровень потока» – есть процесс, но в нем что-то происходит не по плану и важно это вовремя продвинуть дальше управленческим воздействием
  4. Если у нас 10 отгрузок за день, то это хороший день – выведите мне эту цифру на рабочий стол. «Уровень пользы» – процесс описан так, что мы можем охарактеризовать его числом и изменять сам процесс для влияния на этот показатель)

Зачем это нужно

Понимание уровней описания процесса дает вам возможность более эффективно подходить к автоматизации. Например, если у вас вообще нет никакой автоматизации процесса, то до первого уровня «операций» дойти очень просто – вам настроили локальные уведомления и успех больше не зависит ни от чего другого. Вы просто получаете такие сообщения на почту, например, и чувствуете пресловутое «все хорошо» – положительный эффект. Но, если процесс вообще еще не описан, не понят и не автоматизирован, а вы хотите сразу уровень «пользы», то тут все сложнее, есть шанс, что с первого раза не взлетит. Программа покажет вам нужный показатель, сложности нет. Но на самом-то деле вы хотите не видеть цифру на рабочем столе, а понимать, что:
  • Выводимое значение отражает действительность. Нет такого, что кто-то не внес данные или внес их неправильно и от этого цифра неверная
  • Кто-то в компании понимает, что должен работать на этот показатель. Если вы смотрите на количество отгрузок, но у менеджеров задача «отправлять КП», а не «контролировать оплату счетов», то значение показателя расти не будет
  • Есть система, которая отражается этим показателем. Должна быть настроена методика формирования значения – последовательность операций, которую нужно сделать, чтобы оно увеличивалось. Если отображаем количество отгрузок, то должна быть система, как довести клиента от интереса к отгрузке.
Последовательный переход между уровнями прост и удобен. Прыжки же через несколько уровней возможны, но стоят гораздо больше как по усилиям, так и по затратам на разработку и внедрение.  

Описание уровней процесса

Рассмотрим характерные отличия уровней, чтобы правильно понимать на каком из них находится каждый из ваших процессов.
  • Уровень операции:
    • Есть хаотичный набор действий, который выполняется как-то сам по себе или усилиями чьего-то контроля
    • Нет описания последовательности действий, единого документа – приказа или регламента, описывающего процесс
    • Знания о процессе передаются распоряжениями, письменными или устными указаниями
  • Возможный положительный эффект внедрения автоматизации на этом уровне понимания процесса: нахождение точки контроля за процессом.
 
  • Уровень рабочего места:
    • Есть общее понимание деятельности – последовательности операций. Например, у заказа есть статусы, отражающие его прогресс
    • Нет понимания объемов выполняемых операций и расхода ресурсов. Например, вы не знаете, сколько заказов у вас сейчас на этапе выставления КП
  • Возможный положительный эффект внедрения автоматизации на этом уровне понимания процесса: расширение контроля.
 
  • Уровень потока:
    • Есть сформированный выполняющийся без дополнительного контроля бизнес-процесс, последовательность действий по получению како-то продукта
    • Процесс выполняется не во всех случаях без вашего участия – бывают случаи, когда нужно его проталкивать для получения конечного продукта
  • Возможный положительный эффект внедрения автоматизации на этом уровне понимания процесса: детализация контроля.
 
  • Уровень пользы:
    • Процесс описан и выполняется всегда
    • Процесс выражен в численных показателях
    • Изменение показателей происходит за счет изменения схемы процесса
  • Возможный положительный эффект внедрения автоматизации на этом уровне понимания процесса: преобразование процесса по полученным данным.

Думаю, каждый встречался с тем, что какая-то автоматизация происходит легко и просто, а вот какую-то приходится с усилием внедрять в жизнь компании. Как правило, это происходит из-за того, что мы пытаемся прыгать сразу через несколько уровней эффекта. Такой прыжок возможен, но он должен быть продуман гораздо лучше последовательного перехода – он дороже и сложнее.

88447819