Как зачастую происходит управление процессами? В лучшем случае пишем инструкцию для сотрудников, в худшем — просто злимся и контролируем каждый шаг исполнителя.

А можно действовать немного иначе. Представьте, что вы больше не бросаетесь раздавать указания «сначала сделай это, затем вот это», а сотрудники исполняют процесс сами… Хотите так? Давайте разберёмся, как это внедрять.

_______________________________________________

Этап №1 — понимание

Сперва нам нужно понять, зачем автоматизировать процесс. Не какой-то абстрактный, а именно именно ваш — «Закупка товаров», «Согласование договора», «Утверждение скидки». Отбросьте все лозунги:

  • Быть эффективнее
  • Работать быстрее
  • Получать больше прибыли

Вас интересует решение конкретного кейса. Это может быть всего лишь один из четырёх пунктов:

  • Нужно не пропускать важные события. Например, вам нужно знать, что в системе появился большой заказ, что отчёт по кассе не сдан вовремя — любые точечные происшествия.
  • Нужно видеть общую картину по процессу. А сколько у нас всего заказов в работе? А какая сумма счетов сегодня выставлена и по каким клиентам? Это общее описание картины по процессу
  • Нужно обрабатывать отклонения в процессе. Не выполнили подписали договор вовремя — застопорились отгрузки. Чтобы такого в процессе согласования договора не было, нужно заранее знать о том негативном, что нам может помешать получить результат процесса. Когда кому-то нужно подключиться в процесс, чтобы его протолкнуть до финиша.
  • Нужно улучшить показатель бизнес-процесса. Процесс уже хорош, но надо бы быстрее обрабатывать заявки, больше заказов делать в день меньшим числом людей и тд.

Хотите все и сразу? Можно, но долго, дорого и нервно. Идеальный вариант — постепенный переход от стадии к стадии.

Пример

Давайте на примере. У вас отдел продаж, заявки исполняются как попало, сотрудники вас постоянно дергают по тексту договора, составу продукта и прочему, что должны решать сами. Как вам поможет регламентация и бизнес-процессы в этом кейсе?

Если к вам обращаются с вопросами, значит, сотрудники не могут сами обработать процесс по тем правилам, что вы им дали. «Какие сроки поставки, как указать пункт про возврат» — это отклонения от шаблонного процесса, значит — вам нужно централизованно их обрабатывать. На первом этапе можно самые распространённые включить в схему процесса, по прочим получать задачи и в один приём (вместо сотни) их выполнять.

Со светлой целью определились, теперь нужно рассмотреть как мы ее будем достигать.

Идём дальше — как управлять процессом.

Всего степеней управления процессом несколько. Можно управлять:

  • Сроками
  • Бюджетом
  • Поставками
  • Рамками
  • Документацией
  • И еще парочкой моментов

Это рассмотрим подробнее в следующей статье.

50375077