Как проверить работу менеджера в 1С: чек-лист владельца

Проверить работу менеджера в 1С можно без разговоров и догадок: система хранит все факты. Нужно знать три отчёта и пять показателей, которые не врут. Этот чек-лист займёт 15 минут в день и даст картину по каждому сотруднику.

Где в 1С живёт правда о работе менеджера

1С не интерпретирует, она фиксирует факты: кто, что, когда и на каких условиях. Пять источников данных, которые стоит смотреть регулярно.

Журнал реализаций. Показывает, что продано, по какой цене, с какой скидкой и кто провёл документ. Фильтр по менеджеру плюс период – уже половина картины.

Отчёт по взаиморасчётам. Какой клиент сколько должен и сколько дней просрочки. В 1С:УТ это «Ведомость расчётов с контрагентами».

CRM-события. Звонки, задачи, встречи – если менеджер их не ставит в 1С, они не считаются. Отчёты «Воронка продаж» и «Активность менеджеров» показывают реальную картину, а не рассказы на планёрке.

Журнал регистрации изменений. Менеджер провёл реализацию, потом изменил цену задним числом – в журнале это видно. Включить: «Администрирование – Общие настройки – Журнал регистрации».

Остатки по задачам. Задачи со статусом «В работе» старше 5 дней – сигнал, что менеджер их либо забыл, либо намеренно не закрывает.

Чек-лист: что проверять каждый день, раз в неделю и раз в месяц

Проверка занимает 10-15 минут утром, до планёрки. Вот что конкретно смотреть.

Каждый день

• Реализации за вчера со скидкой выше вашего лимита (пример: 7% для менеджера, 12% для старшего).
• Просроченная дебиторка по менеджеру: кто не напомнил клиенту об оплате в срок.
• Задачи со статусом «Выполнено» за вчера: выборочно откройте 3-5 штук и проверьте, что написано в поле результата.
• Новые контрагенты, созданные вчера: проверьте ИНН на задвоение с уже существующими.

Раз в неделю

• Количество зафиксированных контактов с клиентами на каждого менеджера.
• Конверсия из счёта в оплату: сколько выставленных счетов оплачено в срок.
• Средний чек по менеджеру в сравнении с плановым.
• Маржа по закрытым сделкам: план против факта.

Раз в месяц

• Клиенты, которые не покупали больше 60 дней: есть ли задача на реактивацию у ответственного менеджера.
• Совокупная сумма скидок по каждому менеджеру за месяц.
• Дебиторка старше 30 дней: по каждому долгу должен быть комментарий в карточке клиента с датой последнего контакта и датой обещанной оплаты.

Скидки и цены: где конкретно теряются деньги

Самая распространённая потеря в малом и среднем бизнесе – неконтролируемые скидки. Менеджер «помогает» клиенту купить, бизнес теряет маржу.

В 1С:УТ и 1С:КА можно настроить ограничение скидок по должности. Рабочая схема: менеджер даёт до 5%, старший менеджер – до 10%, директор – без ограничений. Скидка выше лимита либо требует согласования, либо система её просто не пропускает.

Если ограничений нет – откройте отчёт «Продажи» с группировкой по менеджеру и фильтром «Скидка больше 0». Типичная цифра потерь: при среднем чеке ₽120 000 и средней скидке 8% вместо допустимых 5% разница составляет ₽3 600 за сделку. При 20 сделках в месяц – ₽72 000 «подарено» клиентам без вашего ведома.

Подробнее о том, как настроить лимиты и закрыть эту утечку: Контроль скидок в 1С: как остановить менеджеров и сохранить прибыль.

Дебиторка: честный индикатор качества работы менеджера

Дебиторская задолженность не врёт. Менеджер, который ведёт клиентов, не допускает просрочек: он напоминает, договаривается, при необходимости эскалирует. Менеджер, который «просто продаёт», накапливает чужие долги.

Откройте «Ведомость расчётов с контрагентами» в разрезе менеджеров раз в неделю. Три зоны контроля:

• Просрочка 0-14 дней – рабочая зона, допустима.
• Просрочка 15-30 дней – жёлтая зона, нужен комментарий менеджера в 1С.
• Просрочка больше 30 дней – красная зона, требует вашего личного вмешательства.

Введите правило: по каждому долгу в красной зоне менеджер обязан добавить комментарий в карточку контрагента с датой последнего разговора и датой обещанной оплаты. Если комментария нет к утреннему чек-листу – это нарушение регламента, не «забыл позвонить».

Воронка продаж и активность: цифры вместо ощущений

«Менеджер работает» – это не показатель. Показатель – сколько контактов с клиентами зафиксировано за день, сколько сделок сдвинулось по воронке, сколько задач создано и закрыто с реальным результатом.

Ориентир активности для менеджера B2B-продаж в малом бизнесе: 15-20 зафиксированных контактов с клиентами в день (звонки, письма, встречи). Если в 1С за день 3 события – менеджер либо не работает, либо не фиксирует. Оба варианта означают одно: вы не управляете процессом, вы управляете ощущениями.

Смотрите отчёт «Воронка продаж» раз в неделю. Обращайте внимание на сделки, которые не двигались больше 7 дней. По каждой такой сделке должна стоять задача с конкретным следующим шагом и датой исполнения.

Конверсия из этапа в этап – второй ключевой показатель. Если у одного менеджера конверсия из «Счёт выставлен» в «Оплачено» составляет 45%, а у другого – 70%, разница не в везении. Смотрите, что делает второй: когда отправляет счёт, как часто напоминает, что фиксирует при возражениях. Как настроить системный контроль переговоров без прослушки вручную – разобрали в статье Контроль качества работы менеджеров по продажам: как проверять 100% звонков.

Автоматизировать мониторинг активности по каждому менеджеру без ручных отчётов позволяет контроль качества в 1С с уведомлением по нарушениям: система сама фиксирует, кто не поставил задачу, и сообщает вам.

Кейс: откуда взялись ₽570 000 в месяц

Небольшая оптовая компания, три менеджера. Владелец сравнил конверсию из выставленного счёта в оплату: двое показывали 62-68%, третий – 41%.

Открыли историю задач третьего менеджера. После отправки счёта – ничего. Никаких напоминаний, никаких задач «позвонить через три дня». Клиенты платили, когда вспоминали сами.

Средний счёт у этого менеджера – ₽95 000. В месяц он выставлял около 25 счетов. При конверсии 41% оплачивалось 10 из 25. При норме в 65% платили бы 16. Разница – 6 счетов по ₽95 000. Итого ₽570 000 выручки в месяц уходило не из-за плохих клиентов, а из-за отсутствия элементарных напоминаний.

После введения правила «напоминание на третий, седьмой день и за два дня до срока» конверсия третьего менеджера выросла до 58% уже в первый месяц.

Частые вопросы

Сколько времени в день уходит на такой контроль?

10-15 минут утром на ежедневный блок. Раз в неделю – 30-40 минут на недельный разрез. Если вы тратите больше, значит что-то делается вручную, что должно работать через отчёты или автоматически.

Что делать, если менеджер не фиксирует события в 1С?

Ввести правило: событие, которого нет в 1С, не считается выполненным. Бонус не начисляется за сделки без истории контактов. Обычно двух недель такого правила достаточно, чтобы дисциплина выровнялась без дополнительных разговоров.

Как проверить, что менеджер не создаёт фиктивных клиентов или дублей?

Настройте автоматическую проверку контрольного числа ИНН при сохранении карточки контрагента – некорректный ИНН система не примет. Дополнительно смотрите: есть ли у нового контрагента хотя бы одна реализация в первые 30 дней. Если нет – карточка создана, но работа не ведётся.

У нас 1С:Бухгалтерия, не 1С:УТ. Что можно проверить?

В 1С:Бухгалтерии доступны реализации с ценами и скидками, взаиморасчёты с контрагентами и журнал регистрации изменений. Этого достаточно для базового контроля скидок и дебиторки. Активность по звонкам и воронку придётся вести отдельно или перейти на 1С:УТ либо 1С:КА.