Кейс: торговая компания сократила дебиторку на 30% за квартал

Торговая компания с годовым оборотом 160 млн ₽ сократила дебиторскую задолженность с 18,2 до 12,6 млн ₽ за один квартал – без расширения штата и без смены клиентской базы. Сработали три изменения в 1С: кредитные лимиты по каждому контрагенту, автоматические задачи при просрочке и запрет скидок клиентам с долгом. Ниже – разбор каждого инструмента с конкретными цифрами и настройками.

Что было до: цифры и точка отсчёта

Компания торгует строительными материалами оптом. 47 активных контрагентов, средний чек – 380 000 ₽, условия оплаты – постоплата 14 дней.

На практике средний срок оплаты составлял 38 дней. Менеджеры знали об этом, но каждый действовал по-своему: кто-то напоминал клиенту по телефону, кто-то откладывал разговор, чтобы не испортить отношения.

Руководитель видел отчёт по дебиторке раз в месяц. К тому моменту исправить ничего было нельзя – клиент уже успевал набрать новых отгрузок поверх старого долга. Дебиторка росла примерно на 800 000 ₽ в месяц.

За три месяца после внедрения описанных ниже инструментов: дебиторка сократилась на 5,6 млн ₽, средний срок оплаты упал с 38 до 22 дней, количество клиентов с просрочкой больше 30 дней снизилось с 9 до 2.

Кредитные лимиты по контрагентам в 1С

Первым шагом установили кредитный лимит для каждого контрагента. Формула: среднемесячный объём покупок за последние 3 месяца, умноженный на 0,6.

Если клиент покупает в среднем на 1 200 000 ₽ в месяц – его лимит 720 000 ₽. При достижении 80% лимита 1С показывает предупреждение менеджеру. При превышении лимита на 20% – блокирует проведение документа реализации.

В 1С УТ 11 это настраивается через карточку контрагента: раздел «Продажи» – «Кредитный лимит» – галочка «Контролировать задолженность». Для жёсткой блокировки в «Видах договоров» включают параметр «Запрещать превышение лимита задолженности». Снять блокировку может только руководитель отдела продаж, с указанием причины в комментарии к документу.

За первый месяц система заблокировала 11 отгрузок. Девять из них руководитель разблокировал после звонка клиенту. Две так и не были отгружены – клиент не смог объяснить причину задержки.

Автоматические задачи при просрочке

Второй инструмент – регламентное задание, которое каждый день в 9:00 проверяет все документы с просроченной оплатой и формирует задачи конкретным сотрудникам.

Логика по срокам просрочки:

• День 1-7: задача менеджеру – «Уточнить дату оплаты, зафиксировать в комментарии к договору».
• День 8-14: задача руководителю отдела с пометкой «Превышение допустимого срока, требуется личный контакт».
• День 15 и далее: задача директору, автоматическая блокировка новых отгрузок этому клиенту.

Менеджер видит задачу прямо в рабочем месте 1С. Не нужно открывать отчёты – задача появляется утром сама.

До внедрения средний срок реакции на просрочку составлял 11 дней с момента, когда платёж стал просроченным, до первого контакта с клиентом. После – 1,4 дня. Именно этот показатель дал основной эффект: долги перестали «зависать» незаметно.

Схожий принцип работает и в предиктивном контроле сделок: система не ждёт, пока проблема станет очевидной, а сигнализирует на раннем этапе, пока ещё есть время исправить ситуацию.

Регламент работы с дебиторкой: пять шагов

Технические настройки работают только вместе с чётким регламентом для менеджеров. Без письменного правила каждый сотрудник снова начинает действовать по-своему.

Шаг 1. День наступления просрочки. Клиент получает автоматическое напоминание по email. Шаблон настроен в 1С, менеджер ничего не делает.

Шаг 2. День 3 просрочки. Менеджер звонит клиенту. Результат фиксирует в комментарии к документу реализации: «Обещал оплатить 15.07, причина задержки – ожидание оплаты от своего заказчика». Без этой записи задача не считается закрытой.

Шаг 3. День 7. Если деньги не поступили, руководитель отдела продаж лично связывается с клиентом. Новую дату оплаты и сумму фиксирует в «Прочих условиях» договора в 1С.

Шаг 4. День 14. Блокировка новых отгрузок. Снять блокировку может только директор после личного разговора с клиентом. Снятие фиксируется с указанием основания.

Шаг 5. День 30. Задача юристу, подготовка досудебной претензии. В 1С создаётся взаиморасчёт с пометкой «Спорный».

Этот регламент сократил среднее время закрытия просроченного долга с 42 до 19 дней. О том, как выстроить исполнение регламентов в 1С системно – от написания до контроля исполнения, – подробно разобрано в отдельной статье о системе регламентов на 1С.

Типовая ошибка: скидка клиенту с просроченным долгом

В компании обнаружили системную проблему: менеджеры давали скидки клиентам, у которых уже была просроченная задолженность.

Логика менеджера понятна. Клиент говорит: «Дайте скидку 8% – заберём партию побольше». Менеджер соглашается, проводит реализацию на 1 800 000 ₽. Клиент забирает товар. А старый долг на 620 000 ₽ висит просроченным уже 23 дня.

Потери за квартал от таких ситуаций в этой компании: 840 000 ₽ дополнительной дебиторки и 127 000 ₽ потерянной маржи от скидок, которые не должны были быть выданы.

Решение в 1С: в параметрах расчёта скидок добавили проверку. Если у контрагента есть просроченная задолженность – максимальная скидка для менеджера автоматически становится 0%. Скидку выше нуля может поставить только руководитель отдела с ручным подтверждением в документе. В 1С КА и ERP это настраивается в «Условиях предоставления скидок» через дополнительные условия отбора по состоянию взаиморасчётов.

Чек-лист настройки контроля дебиторки в 1С

Что нужно сделать, чтобы повторить этот результат. Весь список закрывается за 3-5 рабочих дней на конфигурациях 1С УТ 11, КА или ERP.

• Рассчитать кредитный лимит для каждого контрагента: среднемесячный оборот за 3 месяца, умноженный на 0,5-0,7 в зависимости от истории оплат.
• Настроить предупреждение при достижении 80% лимита.
• Настроить блокировку отгрузки при превышении лимита на 20%.
• Ограничить право снятия блокировки на уровне ролей: только руководитель отдела и директор.
• Создать регламентное задание – ежедневный обход просроченных документов в 9:00.
• Настроить шаблоны задач по трём уровням просрочки: 7, 14, 30 дней.
• Запретить скидки клиентам с просроченной задолженностью через условия предоставления скидок.
• Вывести отчёт «Дебиторская задолженность по срокам» на рабочий стол руководителя.
• Настроить автоматическое email-напоминание клиенту в день наступления просрочки.
• Зафиксировать пятишаговый регламент письменно и провести инструктаж менеджеров.

Проверить исполнение регламента по каждому пункту можно через автоматический контроль взаиморасчётов в 1С – система фиксирует нарушения до того, как они стали убытком.

Частые вопросы

Можно ли контролировать не сумму долга, а количество дней просрочки?

Да. В 1С УТ 11 и КА есть параметр «Контролировать срок задолженности» – вы указываете допустимое количество дней, и система блокирует отгрузку при нарушении. Можно комбинировать: и лимит в рублях, и лимит по дням. Система сработает при нарушении любого из условий.

Менеджеры будут попросить другого пользователя снять блокировку – как это закрыть?

Через настройку ролей в 1С. Право «Разрешить проведение при превышении кредитного лимита» должно быть только у руководителя отдела и директора. Менеджер физически не сможет снять блокировку – у него нет этого права. Каждое снятие фиксируется в журнале регистрации: пользователь, время, причина.

Клиент платит частями и у него несколько договоров – как считается лимит?

1С суммирует всю текущую задолженность по контрагенту: просроченную и текущую, по всем договорам сразу. Лимит проверяется по общей сумме взаиморасчётов, а не по отдельному документу. Дробить заказы, чтобы обойти ограничение, не получится.

У нас 1С УНФ – там есть такие настройки?

Кредитный лимит в УНФ есть, но только в режиме предупреждения – жёсткой блокировки нет. Регламентных заданий для автоматических задач по срокам просрочки в базовой конфигурации не предусмотрено. Нужна доработка под конкретные требования или ежедневная ручная работа с отчётом.