Реестр трудовых договоров Роструда 2026: подача в 1С ЗУП

С 1 января 2026 года работодатели обязаны подавать сведения о трудовых договорах в электронный Реестр Роструда через платформу «Работа России». Реестр охватывает все действующие трудовые отношения – от первого приёма до увольнения. Срок подачи по каждому кадровому событию – 1 рабочий день. Нарушение по каждому сотруднику – штраф до 50 000 ₽ на организацию.

Кого касается реестр и что изменилось с 2026 года

Обязанность распространяется на всех работодателей – организации и ИП с наёмными сотрудниками по трудовым договорам. Никаких порогов по численности нет.

Отсрочка до 1 июля 2026 года действует только для микропредприятий с численностью до 15 человек, которые ещё не подключились к КЭДО. Все остальные работают в новом режиме с 1 января.

Главное отличие от привычного СЗВ-ТД – реестр хранит содержание каждого договора: условия, оклад, должность, адрес рабочего места. СЗВ-ТД фиксировал только факт события. Роструд теперь видит сам договор, а не просто отметку о приёме или уходе.

Ещё одно принципиальное изменение: получатель сведений – Роструд, а не СФР. Это отдельная система с отдельными учётными данными, отдельным каналом отправки и отдельными квитанциями.

Сроки подачи: где чаще всего теряют деньги

Срок подачи зависит от типа кадрового события:

• Приём на работу – до конца рабочего дня приёма
• Увольнение – до конца рабочего дня увольнения
• Перевод или изменение должности – в течение 1 рабочего дня
• Изменение оклада или режима работы – в течение 3 рабочих дней с даты подписания допсоглашения

Нарушение срока: штраф от 1 000 до 5 000 ₽ на должностное лицо и от 30 000 до 50 000 ₽ на организацию по каждому факту нарушения. Повторное – дисквалификация руководителя на 1-3 года.

Самая частая ситуация: HR оформляет увольнение в 1С через 2-3 дня после фактической даты – «чтобы закрыть месяц удобнее». Роструд считает просрочку автоматически по разнице между датой события в договоре и датой поступления уведомления.

Что именно содержит реестр трудовых договоров

По каждому договору подаются следующие сведения:

• ФИО, СНИЛС, ИНН работника
• Номер и дата трудового договора
• Код должности по ОКЗ (Общероссийский классификатор занятий)
• Размер оклада или тарифной ставки
• Вид занятости: основное место, внутреннее или внешнее совместительство
• КЛАДР-адрес фактического рабочего места
• Признак дистанционной работы – если применимо
• Код причины увольнения при расторжении договора

Поле «адрес рабочего места» – главная причина ошибок при первой отправке. В большинстве баз 1С ЗУП оно либо пустое, либо заполнено произвольным текстом вместо КЛАДР-адреса. Роструд принимает только стандартизированный адрес из классификатора – произвольная строка не пройдёт форматный контроль.

Коды ОКЗ – второй по популярности источник ошибок. Справочник обновляется вместе с конфигурацией 1С. Если обновлений не было с 2024 года, часть кодов может быть устаревшей или вовсе отсутствовать в базе.

Настройка 1С ЗУП 3.1: пошаговый регламент

На чистой базе с заполненными карточками настройка занимает 2-3 часа. Если карточки не заполнены – закладывайте дополнительно 1-2 часа на каждые 50 сотрудников.

Шаг 1. Подключить интеграцию с Рострудом.
«Администрирование» – «Обмен данными» – «Настройка отчётности Роструда». Введите учётные данные организации на trudvsem.ru и укажите сертификат ЭЦП. Сертификат должен совпадать с тем, что зарегистрирован в личном кабинете платформы – иначе подписанный пакет вернётся с ошибкой аутентификации.

Шаг 2. Проверить коды ОКЗ в справочнике должностей.
Справочник «Должности» – каждая должность должна иметь код ОКЗ. Классификатор подгружается через обновление конфигурации. Если обновлений не было с 2024 года – коды могут отсутствовать или быть устаревшими. Обновите конфигурацию до актуального релиза перед первой отправкой.

Шаг 3. Заполнить КЛАДР-адреса рабочих мест.
Справочник «Подразделения» – для каждого подразделения заполнить КЛАДР-адрес фактического местонахождения. Для дистанционных сотрудников – адрес юридического лица работодателя и признак «дистанционная работа» в карточке сотрудника.

Шаг 4. Проверить СНИЛС и ИНН у всех сотрудников.
Отчёт «Анализ данных сотрудников» – фильтр по отсутствующим СНИЛС и ИНН. Без этих реквизитов документ не пройдёт форматно-логический контроль на стороне Роструда и вернётся с ошибкой.

Шаг 5. Отправить первичный реестр.
«Кадры» – «Отчёты в Роструд» – «Реестр трудовых договоров». Первая отправка охватывает все действующие договоры за всю историю компании. Это разовая операция. После неё текущие события подаются по мере возникновения.

Шаг 6. Включить автоматическую отправку кадровых событий.
В настройках интеграции установить флаг «Автоматически отправлять кадровые события». После этого каждый проведённый приказ о приёме, переводе или увольнении уходит в Роструд в тот же день без участия HR. Отправка происходит в момент проведения документа, не в конце дня.

Типичная ошибка и чек-лист готовности

Кейс. Сотрудник уволился 28 августа. HR оформил приказ в 1С 2 сентября – «чтобы удобнее закрыть месяц». Сведения ушли в Роструд 2 сентября. Просрочка составила 4 рабочих дня. Штраф – 50 000 ₽ на организацию. Плюс 3 часа работы юриста на подготовку ответа на требование инспекции.

Итог: «удобство» при закрытии периода обошлось в 50 000 ₽.

Решение – регламент «приказ проводится в 1С в день события». С включённой автоматической отправкой это закрывает вопрос полностью: документ проведён – уведомление ушло.

Чек-лист готовности к реестру:

• Учётные данные trudvsem.ru актуальны, ЭЦП действительна (срок действия – проверьте вручную)
• Конфигурация 1С ЗУП обновлена до актуального релиза 2026 года
• Все должности имеют код ОКЗ
• Все подразделения имеют КЛАДР-адрес рабочего места
• У всех действующих сотрудников заполнены СНИЛС и ИНН
• Дистанционные сотрудники помечены признаком «дистанционная работа» в карточке
• Первичный реестр (все действующие договоры) отправлен и получена квитанция «Принято»
• Включена автоматическая отправка кадровых событий
• Ответственный кадровик умеет читать статус квитанции в журнале обмена

Квитанция со статусом «Принято» – единственное документальное подтверждение того, что сведения дошли. Храните её. Если статус «Ошибка» – у вас есть 1 рабочий день на исправление без штрафа. После этого срока нарушение считается зафиксированным.

Как не проверять это вручную каждый день

При 30 и более сотрудниках с любой текучкой в неделю будет 5-10 кадровых событий. Каждое надо отследить: ушло ли уведомление, получена ли квитанция «Принято», нет ли ошибки форматного контроля.

Вручную это реально. Но HR вспоминает о проверке не каждый день, а Роструд считает срок с момента события – не с момента, когда кто-то зашёл в журнал обмена. Системы внешнего контроля через API 1С умеют мониторить статус каждой отправки и сигнализировать об ошибках без ежедневного ручного входа.

Если в компании несколько подразделений и несколько HR-специалистов – отдельный вопрос, кто именно отвечает за квитанцию каждого конкретного документа. Автоматический контроль кадровых регламентов в 1С закрывает этот пробел: система сама знает, какое событие чьё, и ставит задачу нужному ответственному.

Частые вопросы

Нужно ли подавать реестр на сотрудников, принятых до 2026 года?

Да. При первой подаче формируется полный реестр всех действующих договоров – независимо от даты их заключения. Это разовая выгрузка. После неё текущие события подаются по мере возникновения – только новые и изменённые записи.

Что делать, если сотрудник отказался от КЭДО?

Отказ работника от КЭДО не освобождает работодателя от обязанности подавать реестр. Это два разных инструмента. Сведения в реестр подаёт работодатель – согласие работника не требуется и не запрашивается.

Как проверить, дошли ли сведения до Роструда?

В 1С ЗУП: «Кадры» – «Отчёты в Роструд» – «Журнал обмена». Статус «Принято» с датой и временем – документальное подтверждение. Статус «Обрабатывается» нормален в течение 2-4 часов после отправки. Статус «Ошибка» – читайте описание ошибки и исправляйте в тот же день.

Договоры ГПХ входят в реестр?

Нет. Реестр охватывает только трудовые договоры по ТК РФ. Договоры гражданско-правового характера, самозанятые и ИП в реестр не включаются – они остаются в зоне ответственности других ведомств и отдельных форм отчётности.