Изменения кадрового учёта 2027: ЕФС-1 и настройка 1С ЗУП
С 2027 года вступают в силу обновлённые требования к подразделу 1.1 ЕФС-1: новые коды кадровых событий, сокращённые сроки подачи и обязательная детализация по дистанционным работникам и договорам ГПД. Перенастроить 1С ЗУП нужно до 1 января 2027 года. Чем позже начнёте, тем выше шанс выгрузить форму с ошибками в первый же рабочий день нового года.
Что меняется в ЕФС-1 с 2027 года
ЕФС-1 появилась в 2023 году и объединила несколько форм: СЗВ-ТД, СЗВ-СТАЖ, ДСВ-3, 4-ФСС. С 2027 года СФР обновляет подраздел 1.1, который отвечает за кадровые события. Три ключевых изменения.
Новые коды для дистанционных и гибридных сотрудников. Перевод на дистанционную работу теперь фиксируется отдельным кодом «ДИСТ», возврат в офис – кодом «ФИКСИРОВАН». Раньше эти события либо не подавались совсем, либо оформлялись произвольно в поле примечаний.
Срок подачи при увольнении – в день события. С 2025 года срок был «не позднее следующего рабочего дня». С 2027 – не позднее 23:59 дня увольнения, включая пятницы и дни накануне праздников. Кадровик должен провести приказ и отправить ЕФС-1 в день проведения документа.
Расширенный состав для ГПД и платформенной занятости. Договоры с физлицами без статуса ИП или самозанятого, а также договоры через платформы агрегации труда потребуют отдельных строк в подразделе 1.1. Компании, работающие с курьерами или разовыми подрядчиками на физлицо, получают новую учётную нагрузку.
Новые сроки подачи: события и дедлайны
Вот как меняется таблица сроков по подразделу 1.1:
| Кадровое событие | Срок до 2027 | Срок с 2027 |
|---|---|---|
| Приём на работу | Следующий рабочий день | Следующий рабочий день (без изменений) |
| Увольнение | Следующий рабочий день | День события до 23:59 |
| Перевод | До 15-го числа следующего месяца | Следующий рабочий день |
| Перевод на дистанционную работу | Не регулировалось | Следующий рабочий день (новый код) |
| Заключение ГПД с физлицом (не ИП) | Следующий рабочий день | День события до 23:59 |
| Расторжение ГПД с физлицом | Следующий рабочий день | День события до 23:59 |
Для компаний с частой текучкой это конец практики «копить события и сдавать пачкой в конце недели». Каждое увольнение и каждый ГПД требуют отдельной выгрузки в день проведения документа.
Ошибка, которая стоит 45 000 ₽ в год
Разберём конкретный сценарий. Сотрудник уволен в пятницу 19 июня 2027 года. Кадровик провёл приказ в 17:30, но выгрузку ЕФС-1 оставил «на понедельник». Формально – нарушение срока на один день.
Размер штрафа с 2027 года: до 5 000 ₽ за каждое кадровое событие, поданное с опозданием. Ответственность должностного лица – отдельно: 1 000-5 000 ₽ к штрафу на организацию.
Для компании с 30 увольнениями в год картина такая:
- Если 30% случаев закрывается «на следующий день» – 9 нарушений × 5 000 ₽ = 45 000 ₽ в год
- При камеральной проверке СФР смотрит три последних года – накопленная сумма до 135 000 ₽
- Один запрос СФР на пояснения занимает 4-8 часов рабочего времени кадровика или бухгалтера
Корень проблемы – отсутствие автоматического контроля даты. Кадровик провёл приказ, но программа не напомнила о необходимости выгрузить ЕФС-1 сегодня. В 1С ЗУП это решается настройкой предупреждения при проведении приказов об увольнении, но по умолчанию оно отключено.
Дистанционные сотрудники и ГПД: новая учётная логика
С 2027 года компания обязана вести раздельный учёт по форматам работы: офис, дистанционно постоянно, дистанционно временно (до 6 месяцев в году), гибридный режим.
Каждая смена формата – событие в ЕФС-1. Сотрудник работал дистанционно с января по апрель, потом вернулся в офис: два события. Снова ушёл на удалёнку в августе – ещё одно. В 1С ЗУП это фиксируется через кадровый приказ «Изменение условий труда» с указанием вида занятости. Без правильной настройки справочника видов занятости программа выгрузит пустое поле – форматный контроль пройдёт, а камеральная проверка найдёт нарушение.
По ГПД ситуация жёстче. Договор с физлицом без ИП или статуса самозанятого – это страхование от несчастных случаев. Регистрация в ЕФС-1 в день заключения, расторжение – тоже в день события.
Типичная ошибка: договор на разовую работу заключили в пятницу вечером, внесли в систему в понедельник. Штраф 5 000 ₽ – при том что сам договор может быть на 3 000 ₽. Практическое правило: если в ГПД есть сумма вознаграждения – событие регистрируем в тот же день.
Аналогичный принцип работает в других областях учёта: правила лучше настраивать до начала периода. Например, при переходе на ФСБУ 14/2022 по нематериальным активам неправильная аналитика в 1С тоже обнаруживается обычно уже в отчётном периоде, когда исправлять значительно дороже.
Чек-лист настройки 1С ЗУП для ЕФС-1 2027
Проверьте до 1 декабря 2026 года – останется месяц на тестирование выгрузки перед новогодними праздниками:
- Обновлена конфигурация ЗУП до версии с поддержкой новых кодов ЕФС-1 (релизы от 1С ожидаются с сентября-октября 2026 года)
- В справочнике «Виды занятости» добавлены типы: «Дистанционная постоянно», «Дистанционная временно», «Гибридная»
- Кадровые приказы на изменение условий труда настроены на автоматическое создание события ЕФС-1 с нужным кодом
- Включено предупреждение при проведении приказа об увольнении: система напоминает выгрузить ЕФС-1 сегодня, а не утром следующего дня
- Ведётся реестр договоров ГПД с физлицами без статуса ИП – они попадают в подраздел 1.1 отдельными строками
- Проведена тестовая выгрузка через «Отчётность – Пенсионный фонд – ЕФС-1» и сверка с новым XSD-форматом (публикует СФР на сайте sfr.gov.ru)
- Ответственный кадровик ознакомлен под подпись: увольнения и расторжения ГПД сдаются в день события до 23:59, не утром следующего рабочего дня
Один пробел в этой цепочке – и выгрузка уходит с пустым полем. Или не уходит вовсе до следующего утра.
Если в компании больше 30 сотрудников и несколько кадровиков, контролировать дату каждого события вручную нереально. Автоматический контроль кадровых событий в 1С позволяет получать задачу на выгрузку ЕФС-1 сразу при проведении приказа – без ручной слежки за дедлайнами.
Это можно не делать руками. Виртуальные сотрудники внутри 1С проверяют каждый кадровый приказ в день проведения, сравнивают дату события с фактом выгрузки ЕФС-1 и ставят задачу кадровику при нарушении срока – повторная проверка происходит автоматически без участия руководителя. Посмотрите, как работают виртуальные сотрудники контроля качества в 1С – сводка в Telegram вместо ручных проверок.
Частые вопросы
Нужно ли подавать ЕФС-1 при переводе между должностями внутри компании?
Да. Перевод – это кадровое событие с кодом «ПЕРЕВОД». С 2027 года срок подачи – следующий рабочий день, а не 15-е число следующего месяца. Если при переводе меняется и формат работы (например, сотрудник переходит в другой отдел и одновременно на гибридный режим), фиксируются два события: перевод и смена вида занятости.
Если в компании нет штатного кадровика, кто несёт ответственность?
Ответственность несёт должностное лицо, подписавшее кадровый документ. Чаще всего это директор или бухгалтер с соответствующей доверенностью. Штрафы раздельные: на должностное лицо 1 000-5 000 ₽ и на организацию до 5 000 ₽ за каждое событие с нарушением срока.
Как проверить, что прошлые ЕФС-1 заполнены без ошибок?
В 1С ЗУП есть встроенный отчёт «Анализ выгруженных данных ЕФС-1» – он показывает, какие события зарегистрированы и какие поля остались пустыми. Дополнительно запросите выписку по лицевым счетам сотрудников через Госуслуги: там видно, что реально принял и зарегистрировал СФР.
Касаются ли новые требования микробизнеса – компаний до 15 человек?
Да, без порога численности. ЕФС-1 подают все работодатели при наличии хотя бы одного застрахованного сотрудника или действующего ГПД с физлицом. Единственное исключение – ИП без наёмных работников и без договоров ГПД.