Прослеживаемость товаров 2026-2027: расширение перечня и контроль в 1С

С 2026 года в перечень прослеживаемых товаров добавлены промышленные холодильные установки для торговли и общепита. С 2027 года Минфин планирует ещё одну волну расширения – на отдельные виды медтехники и сельхозоборудования. Если ваша компания покупает или продаёт импортные товары из этого списка без РНПТ в документах, вы рискуете потерять вычет по НДС или получить штраф по каждому документу.

Что входит в перечень прослеживаемых товаров

Система прослеживаемости работает с 8 июля 2021 года (Постановление Правительства РФ № ослеживаемости). Базовый перечень – девять групп, все импортные:

• Холодильники и морозильники бытовые (ТН ВЭД 8418)
• Стиральные машины (8450)
• Детские коляски (8715)
• Детские автокресла (9401)
• Мониторы и проекторы (8528)
• Погрузчики вилочные (8427)
• Бульдозеры, грейдеры, экскаваторы (8429, 8430)
• Бытовые нагревательные приборы: фены, утюги (8516)
• Отдельные грузовые автомобили (8704)

С 2026 года к ним добавлены холодильные витрины и встроенные агрегаты для торговых точек и ресторанов – по кодам группы 8418, которые раньше не попадали в перечень. Изменения внесены постановлением в конце 2025 года, переходный период – до 1 апреля 2026 года для регистрации остатков.

Ключевой момент, который часто упускают: прослеживаемость распространяется только на импортные товары. Оборудование российского производства в систему не входит, даже если код ТН ВЭД совпадает.

Как работает РНПТ – механика без теории

РНПТ (регистрационный номер партии товара) – 27-значный код. Первые 18 цифр – номер таможенной декларации (ГТД), потом дефис, потом 6-значный порядковый номер партии внутри этой декларации.

Пример: 10130182/010124/0000001-000001

Откуда берётся РНПТ:

• При ввозе: импортёр получает РНПТ в личном кабинете ФНС после подачи таможенной декларации.
• При остатках до введения системы: компании подали уведомления об остатках, им присвоили коды.
• Когда категория попадает в новый перечень: у вас есть срок (обычно до 1 апреля) подать уведомление об остатках – иначе все позиции на складе окажутся без РНПТ.

Каждый раз, когда вы продаёте или покупаете прослеживаемый товар, РНПТ должен быть в УПД (универсальный передаточный документ). ФНС сверяет цепочку автоматически. Разрыв – камеральная проверка.

Типичные ошибки и сколько они стоят

Ошибка 1: вычет применили, РНПТ в документе нет

Бухгалтер принял УПД без РНПТ на вилочный погрузчик стоимостью 2 400 000 ₽. НДС к вычету – 400 000 ₽. Через год камеральная проверка: ФНС не видит РНПТ в цепочке от импортёра. Доначисление 400 000 ₽ + штраф 20% = 80 000 ₽. Итого потерь – 480 000 ₽. Поставщик давно не работает, исправить документ некому.

Ошибка 2: продали товар, в своём УПД нет РНПТ

Штраф по ст. 129.15 НК РФ – 1000 ₽ за каждый документ без обязательных реквизитов. При повторном нарушении в течение года – 5000 ₽ за документ. Если таких документов 150 штук за год: при первом нарушении 150 000 ₽, при повторном – 750 000 ₽.

Кейс: расширение перечня застало врасплох

Торговая компания в Екатеринбурге поставляла холодильные витрины для кафе. После расширения перечня в 2026 году на складе числилось 14 витрин без РНПТ – остатки не зарегистрировали вовремя. При первой же сделке – разрыв цепочки. Доначисление НДС по всем 14 позициям: 680 000 ₽. Плюс штрафы по документам – ещё 42 000 ₽.

Уведомление об остатках они не подали, потому что не отследили изменения в перечне вовремя. Срок пропустили на три месяца.

Чеклист настройки 1С для прослеживаемости товаров

Для 1С:Бухгалтерия 3.0, Управление Торговлей 11 и ERP 2 настройка одинаковая.

Шаг 1. Включить функциональность. Главное меню – Настройки – Функциональность – вкладка «Торговля» – флажок «Прослеживаемые товары».

Шаг 2. Привязать РНПТ к номенклатуре. В карточке товара: вкладка «Прослеживаемые товары» – указать РНПТ, количество в партии, код единицы измерения по ОКЕИ.

Шаг 3. Проверить документы. В УПД появится табличная часть «Реквизиты прослеживаемости». Если РНПТ пустой – документ проведётся, но при отправке через ЭДО вернётся ошибка. Лучше поймать до отправки.

Шаг 4. Настроить обмен с ФНС. Уведомления и отчёты по прослеживаемости сдаются электронно. В 1С: раздел ЭДО – регламент обмена – добавить уведомления о прослеживаемости.

Шаг 5. Ввести квартальную сверку. Раз в квартал – сверка остатков 1С с данными ИС МП ФНС по каждому РНПТ. Расхождение больше одной единицы – искать документ с разрывом.

Что должно быть в каждом документе на прослеживаемый товар:

• РНПТ в формате: 18 цифр декларации + дефис + 6 цифр порядкового номера
• Количество в единицах ТН ВЭД (может не совпадать с учётными единицами в 1С)
• Код единицы измерения по ОКЕИ
• Сумма без НДС по каждой прослеживаемой строке

Регламент контроля входящих документов – пошагово

Минимальный регламент для компании без отдельного специалиста по прослеживаемости.

Ежедневно при поступлении документов:

1. Открыть УПД от поставщика.
2. Проверить: есть ли раздел «Сведения о прослеживаемом товаре» в табличной части.
3. Если товар из перечня – РНПТ обязателен. Нет РНПТ – не подписывать, вернуть поставщику на доработку.
4. Проверить формат РНПТ: 18 цифр + дефис + 6 цифр. Любое отклонение – запрос исправления.

Еженедельно:

1. Отчёт «Анализ учёта прослеживаемых товаров» в 1С (раздел Отчёты – Анализ учёта). Все строки с пустым РНПТ – задача менеджеру: запросить скорректированный документ.
2. Целевой показатель: документов без РНПТ – ноль.

Ежеквартально:

1. Сформировать и подать отчёт по форме КНД 1169010 в ФНС.
2. Сверить остатки с ИС МП через личный кабинет налогоплательщика.
3. Проверить: не расширился ли перечень. Если да – подать уведомление об остатках до 1 апреля следующего года.

При потоке больше 30 документов в день ручная проверка занимает 40-60 минут. Это кандидат на автоматическую проверку документов отгрузки в 1С – та же логика контроля реквизитов, только без участия бухгалтера.

Если нужна автоматическая проверка реквизитов прослеживаемости по каждому документу – это настраивается через правила контроля без программирования.

Частые вопросы

Если я купил товар у российского поставщика, РНПТ нужен?

Да. РНПТ привязан к партии товара, а не к тому, у кого вы его купили. Если товар импортный и входит в перечень – каждый участник цепочки обязан передавать РНПТ в документах. Нет РНПТ у вашего поставщика – его проблема. Но вычет НДС потеряете вы.

Нужно ли подавать отчёт, если мы только покупаем прослеживаемые товары и не перепродаём?

Отчёт по форме КНД 1169010 не подаётся. Но вы обязаны хранить документы с РНПТ и по запросу ФНС предъявить полную цепочку. Если купили как основное средство – при списании или утилизации нужно подать уведомление о снятии товара с прослеживаемости.

Поставщик отказывается указывать РНПТ. Что делать?

Зафиксируйте отказ письменно – это частично снимает ответственность с покупателя при проверке. Но вычет по НДС ФНС всё равно может снять. Надёжнее – не проводить сделку без корректного документа или найти другого поставщика по этой позиции.

Прослеживаемость и маркировка «Честный ЗНАК» – это одно и то же?

Нет. Маркировка – физическая метка на каждой единице товара, видна потребителю, охватывает розницу. Прослеживаемость – электронная цепочка документов между юридическими лицами, учёт партий, без меток на упаковке. Иногда товар попадает под оба требования – тогда нужны и код маркировки, и РНПТ в одном документе. О том, как это устроено для строительных материалов с 2027 года, – в отдельном разборе: маркировка стройматериалов 2027 и настройка 1С.