Кадровый ЭДО 2027: обязательный переход и контроль в 1С ЗУП

Кадровый электронный документооборот (КЭДО) с 2027 года переходит из добровольного в обязательный для компаний с численностью от 50 человек. Остальные получают отсрочку, но не навсегда: по текущей дорожной карте Минтруда порог будет снижаться ежегодно. Готовиться имеет смысл сейчас — не потому что «надо», а потому что штрафы за неоформленный трудовой договор достигают 100 000 ₽ за один эпизод.

Кого коснётся переход и когда

С 1 сентября 2022 года КЭДО разрешён законом 377-ФЗ для всех работодателей. Обязательным он становится поэтапно:

• с 1 января 2027 года — для компаний с численностью от 50 человек;
• с 1 января 2028 года — от 25 человек;
• с 1 января 2029 года — все остальные (по проекту поправок, который находится в Госдуме).

Исключение — микропредприятия до 15 человек: для них срок обсуждается отдельно. Но если у вас уже есть 1С ЗУП, переход не потребует ни новых программ, ни отдельных специалистов.

Какие документы охватывает КЭДО

Закон разрешает переводить в электронный вид почти всё — кроме документов об увольнении, инструктажей по охране труда и актов о несчастных случаях. Эти три категории по-прежнему требуют бумаги с живой подписью.

Всё остальное можно и нужно переводить:

• трудовые договоры и дополнительные соглашения;
• приказы о приёме, переводе, отпуске, командировке;
• согласия на обработку персональных данных;
• ознакомление с локальными нормативными актами (ПВТР, положение об оплате труда);
• графики отпусков и табели учёта рабочего времени;
• расчётные листки.

Для подписания работник использует УНЭП (усиленную неквалифицированную электронную подпись) — её выдаёт работодатель бесплатно через «Госключ» или через оператора ЭДО, подключённого к 1С.

Настройка КЭДО в 1С ЗУП: пошагово

В 1С:Зарплата и управление персоналом (ЗУП 3.1) модуль КЭДО встроен начиная с версии 3.1.22. Если у вас релиз ниже — сначала обновление, потом всё остальное.

Шаг 1. Включить модуль

Раздел «Настройка» – «Кадровый учёт» – «Электронный документооборот с сотрудниками». Установить флаг «Использовать КЭДО». Там же выбрать провайдера: встроенный (через «1С-ЭДО») или внешний (СБИС, Диадок, Контур.КЭДО).

Шаг 2. Настроить виды документов

В справочнике «Виды кадровых документов» для каждого документа установить признак «Электронный». Там же — маршрут подписания: кто подписывает первым (сотрудник или работодатель), кто второй. Стандартный маршрут для приказа об отпуске: сначала руководитель, потом сотрудник.

Шаг 3. Подключить сотрудников

В карточке сотрудника — вкладка «КЭДО» — указать e-mail и телефон, которые будут привязаны к подписи. Сотрудник получит SMS с приглашением и самостоятельно активирует «Госключ» или приложение провайдера. Процедура занимает 7-10 минут на человека.

Шаг 4. Перевести действующие документы

Исторические документы переводить не обязательно. Достаточно установить дату перехода и с этой даты все новые документы формировать электронно. Старые хранятся на бумаге в архиве.

Контроль подписания: как не упустить неподписанный документ

Главная проблема КЭДО — не «настроить», а «проверить». Документ отправлен, но сотрудник его не открыл. Приказ висит в статусе «Ожидает подписания» три недели. Вы об этом узнаёте на проверке.

В 1С ЗУП есть встроенный отчёт «Документы КЭДО»: Раздел «Кадры» – «Отчёты» – «Электронные документы». Фильтр по статусу «Не подписан сотрудником» покажет всё, что зависло. Запускать этот отчёт вручную раз в неделю — уже лучше, чем ничего.

Но вручную — значит, зависит от того, не забудет ли кадровик. Автоматическую проверку каждого документа сразу после истечения срока подписания можно настроить через регламентные задания контроля качества в 1С — такой подход исключает человеческий фактор в цепочке напоминаний.

Правило контроля: три порога

• 24 часа — автоматическое напоминание сотруднику через SMS или приложение провайдера.
• 72 часа — задача кадровику: позвонить, уточнить причину.
• 7 рабочих дней — документ попадает в реестр просроченных, о котором знает руководитель.

Эти три порога вносятся в регламент один раз. После этого кадровик не занимается ручным мониторингом — только решает исключения.

Типичная ошибка: документ создан, но не подписан

Производственная компания, 80 человек, Екатеринбург. В 2024 году перешла на КЭДО. Настроили, подключили сотрудников — и решили, что дело сделано. Контроль подписания не настраивали: «Сами подпишут, не дети».

По итогам плановой проверки трудовой инспекции в феврале 2025 года: 14 дополнительных соглашений об изменении оклада числились в системе как «отправлены», но не были подписаны сотрудниками. Формально изменение условий труда не вступило в силу — нарушение ч. 2 ст. 74 ТК РФ.

Итог: предписание + штраф 240 000 ₽ (14 нарушений по 17 000 ₽ за каждое). Плюс три недели работы юриста и кадровика на устранение нарушений. Это цена решения «само подпишут».

Подобные ситуации хорошо описываются в рамках общего подхода к автоматическому контролю — агентный аудит документов в 1С работает по тому же принципу: проверка не по факту обращения, а по расписанию.

Чек-лист готовности к КЭДО к 1 января 2027 года

Пройдитесь по каждому пункту. Если хотя бы один не закрыт — это риск.

• Версия 1С ЗУП не ниже 3.1.22 — проверить в «О программе».
• Выбран и подключён провайдер КЭДО (1С-ЭДО, Диадок, СБИС или другой).
• Для каждого вида кадрового документа настроен маршрут подписания.
• 100% сотрудников подключены и активировали электронную подпись.
• Локальный нормативный акт о введении КЭДО принят, сотрудники ознакомлены письменно (один раз, при переходе).
• Настроены автоматические напоминания при просрочке подписания (24 ч и 72 ч).
• Назначен ответственный за реестр просроченных документов.
• Порядок хранения бумажного архива (до даты перехода) задокументирован.

Восемь пунктов. Первые четыре — техника, последние четыре — регламент. Компании, у которых в порядке только техника, попадают под штрафы именно за регламент.

Частые вопросы

Можно ли оставить часть сотрудников на бумаге?

Да, в период добровольного КЭДО — можно. Закон не запрещает смешанный формат. Но с 2027 года для компаний от 50 человек весь новый кадровый документооборот должен вестись электронно. Исключение — те три категории документов, о которых написано выше.

Что если сотрудник отказывается подписывать электронно?

По закону работник вправе отказаться от КЭДО — но только если он принят на работу до 31 декабря 2021 года. Для всех, кто нанят позже, работодатель вправе установить КЭДО как обязательный способ обмена документами, прописав это в трудовом договоре или ПВТР.

Как хранить электронные документы?

Оператор КЭДО обязан обеспечить хранение не менее 75 лет для документов о стаже и заработке. Локально в 1С ЗУП документы хранятся в базе — их можно выгрузить в любой момент. Отдельный архив создавать не нужно, но регулярное резервное копирование базы обязательно.

Нужна ли квалифицированная подпись (КЭП)?

Для большинства кадровых документов достаточно УНЭП (неквалифицированной). КЭП обязательна только для трудового договора, соглашения о расторжении и договора о материальной ответственности. УНЭП выдаётся через «Госключ» бесплатно — это упрощает массовое подключение сотрудников.