Контроль сроков годности в 1С: как не отгрузить просрочку

Чтобы не отгружать просроченный товар, в 1С УТ нужно включить серийный учёт с контролем дат годности и настроить запрет проведения расходных документов при истёкшем сроке. Без этих двух настроек система позволит кладовщику отгрузить товар с любой датой – она просто не знает, что он просрочен. Минимальный контур защиты настраивается за один рабочий день.

Почему 1С по умолчанию не защищает от просрочки

В базовой конфигурации 1С Управление Торговлей срок годности – это просто реквизит серии, который можно заполнить, а можно пропустить. Автоматической проверки при проведении накладной нет.

Склад работает по принципу «что нашли, то и отгрузили». Кладовщик видит номер серии, но не видит, истёк ли срок. Документ проводится, товар уходит к покупателю.

Последствия предсказуемы: возврат за счёт поставщика, штраф от Роспотребнадзора (от 20 000 до 300 000 ₽ на организацию по ст. 14.4 КоАП), претензии от торговых сетей. По практике дистрибьюторов продуктов питания, одна крупная рекламация от сети обходится в 80 000-150 000 ₽ с учётом логистики возврата и пересортировки.

Настройка серийного учёта со сроками годности в 1С УТ

Всё начинается с номенклатурной группы. Нужно включить серийный учёт и указать, что серия хранит дату окончания срока годности.

Шаг 1. Включить серии с датой

В карточке номенклатуры (или группы номенклатуры): вкладка «Серии» – способ учёта «По сериям» – установить флажок «Срок годности». После этого при поступлении товара система потребует указать серию и дату. Без даты документ не проведётся.

Шаг 2. Настроить контроль на складе

В карточке склада: раздел «Настройки хранения» – «Контролировать срок годности при отгрузке». Система начнёт блокировать расходный документ, если хотя бы одна позиция содержит серию с истёкшим сроком.

Шаг 3. Установить буферный срок

Большинство торговых сетей принимают товар с остаточным сроком не менее 70-80% от общего. Значит блокировать надо не когда срок истёк, а когда он скоро истечёт.

В настройках контроля задайте «минимальный остаточный срок годности» – например, 30 дней. Тогда товар с датой «годен до 15 октября» не уйдёт к покупателю 20 сентября, хотя формально ещё не просрочен. Для товаров, которые идут в федеральные сети, этот порог лучше увеличить до 60 дней – уточните требования у байера.

Регламент приёмки: пошаговое правило для склада

Настройка 1С защищает только от того, что уже внесено в базу. Если кладовщик при приёмке не заполняет серию и дату – система слепая.

Регламент, который работает на практике:

• Каждая единица срочного товара поступает только с серией и датой годности. Документ поступления без заполненных серий не проводится – это ограничение выставляется в правах пользователя.
• Кладовщик сканирует штрихкод, 1С открывает карточку серии. Дату вводит вручную или через сканер с печатью этикеток серий.
• Товар с остаточным сроком менее 14 дней приходуется в отдельную ячейку (в УТ – «адресное хранение») с признаком «к списанию» и не попадает в резерв для заказов.
• Ответственный за склад ежедневно в 8:00 смотрит отчёт «Товары с истекающим сроком» – горизонт 14 дней. При корректных данных это занимает 5-7 минут.

Переход с ручного контроля на такой порядок уменьшает просроченный остаток. По опыту оптовых компаний с ассортиментом 1 000-3 000 SKU, доля просроченного от оборота падает с 3-5% до 0,5-1% в течение первого квартала после внедрения.

Кейс: как оптовик терял 610 000 ₽ в год на просроченном товаре

Компания из Екатеринбурга, оптовая торговля бытовой химией, ассортимент 800 SKU. В 2024 году из-за отгрузки просроченного товара трём клиентам получили три рекламации на сумму 180 000 ₽, плюс две проверки Роспотребнадзора с итоговым штрафом 120 000 ₽, плюс списание нереализованного остатка – ещё 310 000 ₽. Итого: 610 000 ₽ за год.

Проблема была простой: серийный учёт вёлся, но даты годности при приёмке вводились «по памяти» или вообще не вводились, когда поставщик торопил с разгрузкой.

После настройки запрета проведения поступления без даты серии и ввода регламента приёмки – через три месяца: одна рекламация на 12 000 ₽ (водитель принял товар помимо склада), штрафов нет, списание упало до 95 000 ₽ за квартал. Экономия около 460 000 ₽ в год при нулевых затратах на внедрение.

Отчёты для ежедневного контроля сроков

В 1С УТ есть стандартный отчёт «Остатки товаров с учётом сроков годности» (раздел «Склад» – «Остатки товаров по сериям»). Он показывает весь остаток с датами и остаточным сроком в днях.

Три рабочих горизонта:

• Ежедневно: фильтр «остаток срока менее 14 дней» – задача менеджеру на активную продажу или акцию с дисконтом.
• Еженедельно: фильтр «срок истёк» – автоматическое создание документа списания без накопления.
• Ежемесячно: сводка по номенклатурным группам – какой товар чаще попадает в зону риска, пересмотр условий закупки и минимального заказа.

Этот же подход применяется и при хранении товаров третьих сторон: если вы ведёте контроль товаров на ответственном хранении в 1С, сроки годности чужого товара лежат на вас в той же мере, что и собственного остатка.

Чек-лист: проверьте настройки за 15 минут

Пройдитесь по списку прямо сейчас. Если хотя бы один пункт не выполнен – у вас открытый проход для просрочки.

• В карточке номенклатуры (или группы) с ограниченным сроком включён серийный учёт с признаком «срок годности».
• В карточке склада включён параметр «контролировать срок годности при отгрузке».
• Задан буферный срок – минимальный остаток на момент отгрузки (не менее 14 дней, для сетей 30-60).
• Проведение поступления без серии и даты для срочного товара запрещено на уровне прав пользователя.
• Есть назначенный ответственный за ежедневный просмотр отчёта по истекающим срокам.
• Прописан регламент: что делать с товаром, у которого осталось менее 14 дней (скидка, возврат поставщику, списание).
• Списание просроченного товара оформляется в день обнаружения, а не копится до плановой инвентаризации.

Если настройки выглядят правильно, но рекламации всё равно приходят – автоматический мониторинг серий в 1С помогает найти, на каком именно шаге дата годности перестаёт отслеживаться: при приёмке, при перемещении между складами или при резервировании под заказ.

Частые вопросы

Можно ли в 1С настроить разные буферные сроки для разных покупателей?

Да. В договоре с покупателем или в соглашении об условиях продаж прописывается индивидуальный «минимальный остаточный срок». При оформлении накладной система проверяет срок исходя из условий конкретного клиента, а не глобальной настройки. Это удобно, если вы работаете одновременно с сетями (60 дней) и локальными магазинами (14 дней).

Что делать, если товар поступил без указания срока годности от поставщика?

Не принимайте к учёту в основной остаток. Приходуйте через карантинную ячейку с признаком «требует уточнения» и не выпускайте в отгрузку до внесения даты. Если поставщик системно не указывает срок – это условие включается в договор поставки, иначе вы принимаете на себя его риски.

Как часто проводить полную инвентаризацию по срокам годности?

Для товаров со сроком до 90 дней – выборочно раз в неделю, полностью раз в месяц. Для товаров со сроком свыше года – раз в квартал достаточно. Ежедневный отчёт «Товары с истекающим сроком» в 1С заменяет большую часть ручных проверок – при условии, что данные при приёмке вводятся корректно.

Распространяется ли контроль сроков на товары на ответственном хранении?

Формально ответственность несёт собственник товара. Но если вы допустили порчу на своём складе – претензия придёт к вам. Поэтому для чужого товара сроки годности отслеживаются с той же строгостью, что и для собственного: отдельный аналитический разрез по владельцу, та же схема контроля остаточного срока.